Arti penting humas sebagai sumber informasi terpercaya kian terasa pada era globalisasi dan “banjir informasi” seperti saat ini. Public relations (PR) merupakan sebuah fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerjasama suatu organisasi/perusahaan dengan publiknya dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isu-isu manajemen. PR adalah fungsi manajemen secara khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dengan publiknya, (Cutlip, Center & Brown, II000:4). Kongres I Asosiasi PR Sedunia di Mexico City tahun 1978 diperoleh kesepakatan tentang definisi PR Sebagai seni sekaligus ilmu sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan konsekuensi darinya, memberi masukan dan saran-saran kepada pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi atau kepentingan khalayak. Public Relations adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian, Frank Jefkins (1995 : 9).World Assembly of PR ( Meksiko, 19878): Humas merupakan seni dan ilmu sosial yang menganalisis kecenderungan – kecenderungan sosial dan meramalkan akibat – akibatnya dan memberikan pandangan dan pendapat pada para pimpinanorganisasi serta melaksanakan program – program kegiatan yang telah direncanakan dan sekaligus melayani dua kepentingan yaitu kepentingan organisasi dan masyarakat.
Pada dasarnya, humas (Public Relations) merupakan bidang atau fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial (perusahaan) maupun organisasi yang non komersial. Public Relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau suatu organisasi/badan. Sebagai upaya membangun image/citra organisasi/badan agar lebih bagus baik itu didalam maupun di luar. Kegiatan Humas membutuhkan kepekaan terhadap peristiwa dan kecenderungan dalam masyarakat. Jadi Public Relations itu merupakan suatu kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian goodwill, kepercayaan, penghargaan dari dan pada publik suatu badan khususnya masyarakat umumnya. Karena humas merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan suatu organisasi secara positif. Definisi humas yang telah dikemukakan di atas dapat disimpulkan sebagai kegiatan komunikasi yang diadakan oleh suatu organisasi atau perusahaan tertentu kepada khalayak internal dan eksternal perusahaan dengan maksud terjalinnya hubungan yang harmonis serta adanya saling pengertian dan kerja sama antara keduanya yang saling menguntungkan. Karena hubungan antara perusahaan dengan para karyawan menjadi ujung tombak terhadap terbentuknya motivasi kerja para karyawan perusahaan. Humas sangat penting dalam menginformasikan capaian dan masukan dari setiap setiap kegiatan yang dilakukan organisasi, humas sebagai mata dan mulutnya organisasi. Humas harus mampu berkerjasama dengan baik kepada masing-masing bagian di internal organisasi untuk menyelaraskan persepsi karyawan didalam organisasi atas maksud dari suatu kegiatan dilaksanakan, target apa yang harus dicapai dan menghimpun potensi-potensi kendala yang akan dihadapi sehingga mempunyai sudut pandang yang sama. Sedangkan kepada pihak eksternal menginformasikan atas hasil apa yang sudah dicapai dari kegiatan tersebut agar dapat tersampaikan dengan baik.
Aspek yang amat penting bagi kesuksesan organisasi adalah karyawan. Sebelum ada hubungan dengan pihak eksternal seperti konsumen, pelanggan, lingkungan, investor dan pihak lain di luar organisasi, manajemen harus terlebih dahulu memerhatikan orang-orang yang bekerja pada mereka yakni para karyawan. Karena itu, pimpinan di dalam organisasi sering memandang karyawan mereka sebagai “publik nomor satu” atau “aset organisasi paling penting,” dan mereka berusaha menciptakan “kultur organisasi” yang bisa menarik dan mempertahankan karyawan atau pekerja yang produktif. Bagian dari praktik PR ini dinamakan hubungan internal. Menurut Alvie Smith, mantan direktur korporat di Generals Motor, ada dua faktor yang menjelaskan mengapa manajemen menghormati salah satu aspek dari fungsi PR ini. Pertama, arti penting pemahaman, teamwork, dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil standar. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunikasi dua arah yang interaktif di seluruh organisasi. Bagaimana PR dapat menyampaikan standar kinerja yang harus dicapai dari masing-masing karyawan agar selaras dengan program kerja yang sudah digariskan oleh organisasi. PR dapat menangkap dari problem-problem yang berkembang di karyawan sehingga PR dapat menyampaikannya kepada pimpinan dan segera menindaklanjuti keluhan yang ada. Kedua, Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi pimpinan tinggi, jaringan yang membuat setiap supervisor di setiap level bisa melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawan. Menyediakan sarana yang dapat memudahkan setiap pimpinan tinggi untuk dapat menyampaikan program-program yang sudah mereka gariskan dan mengapa program tersebut harus dilaksanakan, pimpinan tinggi harus disediakan sarananya oleh PR sebagai penghubung antara pimpinan tinggi dengan karyawan dibawahnya. Tugas ini menjadi penting karena karyawan dibawah menjadikan pimpinan tinggi sebagai “tokoh” dalam mencapai tujuan organisasi.
Urusan hubungan internal bekerja di bagian “komunikasi karyawan,” “hubungan karyawan,” atau “hubungan internal.” mereka ini merancang dan mengimplementasikan program komunikasi internal dengan tujuan agar karyawan tetap mendapat informasi baru dan tetap termotivasi, serta menciptakan kultur organisasi. Menurut Jon Iwata, wakil presiden komunikasi di IBM, “Ketika kami berbicara tentang komunikasi karyawan, kami benar-benar memikirkannya dalam term kultur korporat, bagaimana pekerjaan diselesaikan dalam perusahaan kami, bagaimana kami memandang sesuatu yang ada di sini.” dia menunjukan bahwa CEO selalu memainkan peran penting.”CEO harus membuat bisnisnya berjalan dan dilaksanakan, dan untuk itu dibutuhkan karyawan. Agar hasil tercapai, maka karyawan harus bersama anda.” Agar tugas ini mampu berjalan dengan baik, maka bagian komunikasi karyawam harus mempunyai strategi dalam menjalankan tugasnya. Strategi yang dapat diterapkan misalnya adalah seperti berikut ini, staff kehumasan bekerja sama dengan bagian kepegawaian untuk mengkomunikasikan berbagai berita, pelatihan, dan topik penting lainnya kepada karyawan. Mereka bekerja sama dengan bagian hukum dalam mengkomunikasikan hal-hal yang berkaitan dengan bagaimana hak dan kewajiban pegawai dapat dilaksanakan dengan baik. Staff kehumasan juga bekerja sama dengan staf yang menangani hubungan kepihak eksternal untuk mengkoordinasikan hasil-hasil capaian atau keputusan organisasi sehingga organisasi mengemukakan pernyataannya dalam “satu suara”.
Bagian humas yang berkonsentrasi dalam hubungan dengan masyarakat sekitar berfungsi untuk membangun dan menjaga kesan yang baik di masyarakat. Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis dari oknum masyarakat. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan dari kesan jelek tersebut. Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi. Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya. Kesan (image) Kesan disini berarti “gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu program, kejadian, atau situasi)”. Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.
Hubungan antara pejabat (praktisi) hubungan masyarakat (humas) dengan wartawan (biasa pula disebut pers), bagaikan hubungan dua orang teman atau mitra yang saling memerlukan. Hubungan kedua orang yang bermitra tersebut bersifat simbiosis mutualisme (saling membutuhkan). Hubungan mereka saling bergantung (interdependen) dan saling membutuhkan. Posisi kedua mitra tersebut setara (sama tinggi, sama rendah), namun peran atau fungsi, motif dan tujuan kegiatan masing-masing saling berbeda. Humas di lingkungan lembaga pemerintahan seperti Kementerian/Lembaga, bekerja atas nama dan untuk rakyat atau masyarakat. Mereka bekerja berdasarkan mandat masyarakat. Oleh karena itu, mereka yang bekerja lembaga pemerintahan wajib melaksanakan amanat masyarakat yang diembankan ke atas pundak mereka. Mereka wajib melayani dan memenuhi kebutuhan masyarakat atau membantu masyarakat dalam pemenuhan kebutuhan mereka yang tentu saja bermacam – macam. Demikian pula halnya dengan wartawan. Mereka bekerja berdasarkan amanat masyarakat pula. Ada dua hal pokok isi mandat masyarakat yang diembankan kepada lembaga pers, yang diaktualisasikan wartawan, yakni hak tahu dan hak memberitahukan. Wartawan wajib mewujudkan isi kedua hak masyarakat tersebut. Nah, salah satu sumber atau narasumber yang sangat penting yang menjadi mitra kerja wartawan pastilah humas Kementerian/Lembaga. Untuk mewujudkan hak tahu masyarakat, wartawan harus tekun dan gigih mencari fakta-fakta (informasi) penting yang dibutuhkan masyarakat di daerah yang bersangkutan. Agar ini dapat diwujudkan wartawan, humas sebagai mitranya harus selalu siap menjawab pertanyaan dan memenuhi permintaan wartawan akan fakta-fakta penting yang berhubungan dengan kepentingan masyarakat daerah, yang pasti sangat beraneka. Semoga kedepannya Kehumahasan yang merupakan mata, kuping dan mulutnya organisasi dapat berperan maksimal untuk keberhasilan tujuan organisasi dan dapat memberikan pemahaman kepada masyarakat luas hasil dan hambatan yang terjadi dalam memenuhi pelayanan kepada masyarakat.
